Gracias a nuestra involucración continua en la transformación digital[1] y digitalización[2] de despachos de abogados de tamaño pequeño y medio en España, se puede confirmar el afán que se respira permanentemente en ser más productivos desde el punto de vista IT. El incremento de información digital que se maneja, la mayor educación digital de abogados jóvenes, la influencia de abogados más senior (que vienen de despachos más grandes) y de los clientes, promueve el querer implementar aplicativos y securizar el entorno IT. Con ello se pretende reducir el tiempo que se invierte en tareas que no aportan valor.
Ejemplos claros de que el LegalTech ayuda a incrementar las horas facturables son la prevención de un ataque por ransomware (cifrado de contenido a cambio de una recompensa), que paraliza un despacho hasta que se recupera la copia de seguridad y se determina si ésta es suficiente. También, existen aplicativos legales que permiten clasificar, ordenar e indexar toda la documentación de una Due Diligence de 350 Gb en cuestión de minutos.
En este primer capítulo de Legaltech, hablaré de aplicativos que mejoran la gestión de un despacho (en el próximo artículo hablaremos de la seguridad en despachos).
Aplicativos para mejorar un despacho
Dependiendo del tamaño y del personal de apoyo/administración de un despacho, es importante abordar los aplicativos que gestionen el negocio de una manera escalonada:
Gestor de Expedientes. En primer lugar, un pilar básico, es una herramienta de gestión de expedientes. Éstas son herramientas que gestionan procesos y flujos de trabajo entre profesionales, clientes y colaboradores (ej.: procurador). Los beneficios son: ahorros en tiempo y eficiencia, mejor colaboración, menos tiempo dedicado a administración, menos errores y menor curva de aprendizaje para los nuevos profesionales.
Estas son sus funciones:
| · 1.Gestión de agendas y alarmas para procesal.
· 2. Historial de comunicaciones y documentación de un cliente. · 3. Mínimas funciones de gestión documental- para guardar plantillas predeterminadas de contratos o correos predeterminados. · 4. Gestión fácil e intuitiva de horas añadidas por parte de múltiples profesionales. |
· 5. Control de acceso para administrar quien accede a qué o reasignar un expediente a un nuevo abogado.
· 6. Facilidad de compartición de expediente con un cliente. · 7. Gestión de versionado de documentos e integración con artículos legales. · 8. Identificar conflictos de interés. · 9 . Facturar. |
ERP[3]– Para gestión financiera.
En este caso, se suele implementar cuando el despacho crece y se considera integrar las labores de la gestoría dentro del despacho. Tiene aún más sentido cuando se hace mucho trabajo de asesoría fiscal.
Estas herramientas se configuran e integran para poder:
| · 1. Facturar
· 2. Gestionar cobros · 3. Gestionar pagos |
· 4. Realizar contabilidad y
· 5. Fiscal (ej: IVA y Declaraciones) |
La integración con el gestor de expedientes es fundamental de cara a cerrar el proceso y materializar múltiples ventajas operativas y administrativas.
CRM[4]– Gestión marketing y ventas.
Estas herramientas se suelen implementar en despachos de tamaño medio-grande. Sirven para gestionar, más eficientemente, el proceso de comunicación con clientes potenciales y existentes. En definitiva, generar nuevo negocio de manera más automatizada o informada.
A través del CRM podremos realizar diversas acciones:
| B2B (empresas) y B2C (residencial) | B2C (residencial) |
| · 1. Gestión de todas las comunicaciones presenciales (ej.: desayunos, reuniones) y digitales (ej.: email) con un potencial cliente.
· 2. Gestión del proceso de ventas y probabilidad de cierre de cada uno los socios. · 3. Gestión y agregación de todos los datos analíticos de tráfico relacionado con la página web y los perfiles en redes sociales. |
· 4. Demandas colectivas– Configuración de sistemas procedimentales de muy fácil uso para que el personal administrativo de un despacho pueda determinar si un caso tiene el suficiente peso legal para poder ser admitido. Luego se agregan todos los casos contra una misma entidad bajo un mismo expediente.
· 5. Chatbots– Sirven para discernir y resolver dudas o preguntas predefinidas de clientes. Útiles para manejar grandes volúmenes de interacciones a nivel de cliente final. |
Gestor documental (DMS) para aglutinar conocimiento interno.
Como se ha mencionado antes, los gestores de expedientes ya llevan alguna funcionalidad de este tipo, pero los DMS tienen funcionalidades adicionales como:
| · 1. Control de la creación y clasificación de documentos entre múltiples formatos de archivos (digitalizar papel con OCR).
· 2. Control de versionado. |
· 3. Gestión de almacenamiento por metadatos para una mejor recuperación. |
Gestor de conocimiento externo (OSINT[5]).
Nos permite automatizar el proceso de rastreo en tiempo real y generación de alarmas relacionados con nuevas sentencias, jurisprudencia , blogs, RSS, redes sociales y foros legales o gubernamentales (ej: BOE) para asegurar:
| · 1. Cumplimiento normativo.
· 2. Monitorización del derecho al olvido. · 3. Predicción de: – la resolución de un juzgado dependiendo de su historial. – el tipo de lenguaje y argumentos que pueden funcionar mejor en un caso u otro. |
· 4. Identificación de infracciones de propiedad intelectual.
· 5. Uso fraudulento de marcas y typosquatting. |
RPA- Robotización automática de procesos.
Estamos viendo una tendencia hacia automatizar o pre-filtrar procesos muy repetitivos que involucra mucho esfuerzo humano de poco valor añadido legal:
- Gestión de buzones de correo de reclamaciones: Implantación de software de inteligencia semántica para gestionar reclamaciones de clientes o reguladores recibidas en los buzones de correo de departamentos legales de entidades financieras y aseguradoras. Pre-filtrado y clasificación (ej.: ARCO[6]), reenvió automático a otros departamentos involucrados o al propio emisor si faltan datos. Extracción de datos de documentos adjuntos para cargar en CRM. Trabaja fuera de horarios de oficina, suele cometer pocos errores y se puede rastrear la regla llevada a cabo para depurarla.
- Due Diligence o gestión de “data rooms “. Se trata de una subida de información a una aplicación que clasifica contratos y cláusulas según tipo, identifica monedas, fechas, países, idiomas, compañías o personas involucradas, crea informes automatizados con cuadros de mando que visualizan dichos parámetros hasta cuando se añaden nuevos documentos. Comparación de contratos en base a modelos predefinidos para detectar cláusulas no coincidentes, inexistentes, adicionales o el grado de divergencia entre ellas.
Con esto se recalca que el objetivo principal, es dedicarle menos tiempo a tareas de poco valor que no sean facturables.
Para más información, no dude en contactar con nosotros.
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[1] Transformación Digital= cambio de manera de trabajar de las personas. Procesos y procedimientos
[2] Digitalización= Despliegue de aplicativos asociada a la transformación digital anteriormente mencionada
[3] ERP= Enterprise Resource Planner
[4] CRM= Customer Relationship Management
[5] OSINT= Inteligencia de Fuentes Abiertas
[6] ARCO: Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición
